POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (incorporado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que complementen o modifiquen las anteriores disposiciones (en adelante el “Régimen General de Protección de Datos Personales” o “RGPD”), MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datosrecolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
De esta manera, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S, manifiesta que garantiza los derechos de la disponibilidad, privacidad, intimidad, buen nombre y autonomía organizacional, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en el desarrollo de las diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
· Nombre o razón social: MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
· NIT: 901959141-5
· Domicilio y Dirección: Tiene domicilio en Floridablanca en el Km 4 anillo vial.
· Correo electrónico: datospersonales@masc-dc.com
· Teléfono del Responsable: 3154094104
2. MARCO LEGAL:
· Ley 1266 de 2008
· Ley 1581 de 2012
· Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
· Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
· Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
· Decreto 1074 de 2015
· Decreto 886 de 2014
· Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
3. ÁMBITO DE LA APLICACIÓN:
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. cuyo titular sea una persona natural y/o jurídica.
4. DEFINICIONES:
· Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.)
· Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública ycuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
· Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad)
· Dato personal sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.)
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
· Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, reporte, consulta, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS:
· Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
· Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;
· Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
· Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen;
· Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley;
· Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
· Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos y habeas data, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, queinduzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
· Solicitar prueba de la autorización otorgada a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. para el tratamiento de datos personales mediante cualquier medio válido salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
· Ser informado por MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al menos una vez al mes, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
6.1 ESTOS DERECHOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR:
· El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
· Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
· El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
7. DEBERES DE MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. reconoce la titularidad de los datos personales y en consecuencia su titular de manera exclusiva puede decidir sobre los mismos. Por lo tanto, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular, de conformidad con las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
· Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
· Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
· Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
· Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley.
· Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
· Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
· Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
· Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
· Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
· Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que sea autorizado el tratamiento de sus datos.
· Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
· Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Usar los datos personales del titular sólo para las que se encuentren debidamente facultadas y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales y habeas data.
8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley.
· Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· Datos de naturaleza pública.
· Casos de urgencia médica o sanitaria.
· Tratamiento de información autorizada por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
· Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8.1 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. obtendrá la autorización a través de diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas.
La autorización será solicitada por MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales.
8.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance. En consecuencia, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
8.3 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de
tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:
El tratamiento de los datos personales de clientes, empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la labor de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
De conformidad con lo dispuesto en la Circular Externa No 100-000016 de 2020 de la Superintendencia deSociedades, la cual modifica el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 del 22 denoviembre de 2017; y obliga a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓNS.A.S implementar un Sistema de Autocontrol de Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), el cual es creado, diseñado e implementado para dar cumplimiento a la normatividad legal vigente para gestionar, administrar y mitigar los riesgos de la empresa en temas relativos a lavado de activos, financiación del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción y soborno trasnacional, entre otros. Por lo tanto, en MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓNS.A.S. debemos realizar actividades y operaciones que estén encaminadas para garantizar que todo su personal a cargo, empleados, socios, accionistas, administradores, clientes, proveedores, contratistas, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas; particularmente, de lavado de activos o financiación del terrorismo. De acuerdo a lo anterior expuesto, la información consignada y sus actualizaciones serán compartidas por MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. para la debida diligencia en listas restrictivas y vinculantes.
9.1 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
Realizar comunicación a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos), visitas domiciliarias, físicos y/o personales con el objetivo de hacer la gestión de cobranza de obligaciones financieras, para fines precontractuales, contractuales, pos contractuales, comerciales, de atención al cliente y mercadeo, procesamiento, investigación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, atención y tramitación; así como aquella información adicional a la cual llegare a tener acceso en desarrollo de la actividad MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
Llevar registro de ingreso de visitantes, clientes, proveedores, contratistas a las instalaciones de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
Enviar mensajes, visitas domiciliarias, email masivo, información de carácter comercial y/o contractual.
Tener registro de los empleados y exempleados de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
Realizar actividades de cobranza, recuperación de cartera, estudios estadísticos de comportamiento de riesgo crediticio, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos de diversas fuentes, para la cartera propia.
Actualizar los datos personales de titulares, a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas y de referenciación de terceras personas o de forma directa con los titulares.
Actualizar las bases de datos de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. para el logro de un proceso de comercial.
Consultar el historial de la venta del cliente (promesa, otro-sí, solicitud de cesión, cesión, y otros documentos), comunicaciones de cobro de cartera y otras que hacen parte del proceso de la compra, gestión de cartera, restructuración forma de pago, cartas de compromiso y aprobación crédito para pago saldo, orden de escrituración del inmueble.
Realizar contratos, para envió de información de pagos, para enviar contratos para trámite de firma, para cualquier información o solicitud por el vínculo contractual, para solicitud de información, para envió de comunicaciones.
Para solicitar cotizaciones, enviar orden de compra (a través de correo electrónico, telefónico, whatsaap), para notificar información, para enviar soporte pago, para solicitar factura, para realizarrequerimientos, enviar evaluación proveedor, solicitar notas crédito, realizar reclamaciones, solicitar estados de cuenta para conciliar, enviar comunicación.
Realizar comunicación con posibles clientes para ofrecer inmuebles.
9.2 DATOS SENSIBLES:
Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la Ley.
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. Podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, cuando éste no sea capaz física o jurídicamente en la toma de sus decisiones. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
10. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO:
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad o la del representante del titular, sin costo alguno, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno.
11. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS:
11.1 CONSULTAS
Los titulares, representantes o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular por medio del siguiente procedimiento:
No
ETAPA
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1
Solicitud de información o reclamo
Titular
El titular debe acreditar su identidad,enviando al correo electrónicola siguiente información:
1. Documento de identidad escaneado
2. Nombre completo
3. Dirección física
4. Dirección electrónica
5. Teléfono de contacto
6. Fecha de nacimiento
7. Información personal que requiere o consulta
2
Obligación de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
Asistente de cartera y trámites.
Asesor digital y tecnológico.
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez al mes, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de laspolíticas de tratamiento de la información
que motiven nuevas consultas, (donde se
pide a quien se entrega: titulares, causahabientes o representantes legales;a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial; a los terceros autorizados por el titular o por la Ley.)
3
Respuesta a la consulta
Asesor digital y tecnológico.
1. Se responderá vía correo electrónico en un tiempo de diez
(10) días hábiles si la información suministrada está completa y clara
2. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha enque se atenderá su consulta, lacual en ningún caso podrá superar
los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4
Reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Titular
El titular, representante o causahabiente sólo podrá elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del
tratamiento o encargado del tratamiento.
11.2 RECLAMOS
El titular, representante o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., el cual será tramitado bajo el siguiente procedimiento.
No
ETAPA
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1
Solicitud de
información o reclamo
Titular
El titular debe acreditar su identidad, enviando al correo electrónico la siguiente información:
8. Documento de identidad escaneado
9. Nombre completo
10. Dirección física
11. Dirección electrónica
12. Teléfono de contacto
13. Fecha de nacimiento
14. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
15. Documentos que se quiera hacer valer
2
Verificación de información
Asesor digital y tecnológico.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3
Análisis del reclamo
Asesor digital y tecnológico.
En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al
interesado.
4
Respuesta al reclamo
Asesor digital y tecnológico.
1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) díashábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
2. Cundo no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos dela demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
5
Reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Titular
El titular, representante o Causahabiente sólo podrá elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante
el responsable o encargado del tratamiento.
12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la Ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes y reglamentos.
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional Colombiano, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con lanormatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros reduciendo el riesgo en su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.:
En cumplimiento de los objetivos organizacionales de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia, los titulares con laaceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósitos o fines diferentes. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados, otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
15. SEGURIDAD CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN O SISTEMA CERRADO DE VIDEO:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, control de acceso y seguridad de las oficinas, cuenta con un sistema de video grabación y tendrá una duración en los archivos de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. de máximo un (1) mes, pasado este tiempo automáticamente se borran.
16. INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR TERCEROS:
MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. en desarrollo de su objeto social puede realizar la administración o actúa como proveedor de servicios de terceras personas naturales y jurídicas, real, solidario y servicios públicos, entre otros sectores. En estos casos MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. desarrolla el papel de encargado del tratamiento de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias por parte de los titulares de la información. En caso que la solicitud realizada por el titular de los datos, representante o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por terceros, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. hará el traslado de la solicitud al responsable para que se brinde una respuesta oportuna a las necesidades del peticionario; sin embargo MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgadas ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.
Se entiende que quien realiza entrega de la información a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. cuenta con todas las autorizaciones pertinentes a las que hace referencia la Ley 1581 de 2012, y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera a MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos cumpliendo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.
De otra parte, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. está comprometida para efectuar un adecuado uso y tratamiento de los datos personales de los titulares con el fin de evitar el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en lasbases de datos. Para lo cual, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestro sistema de información, almacenamiento y procesamiento, incluidos controles técnicos y administrativos reduciendo el riesgo a las violaciones de seguridad. En caso que el titular suministre algún tipo de información a través de la página web o redes sociales de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S., es consciente que conoce y acepta que no puede garantizarse la seguridad de la información que sea procesada o suministrada a través de la internet; por lo tanto, asume y conoce que eventualmente podrá generarse un riesgo de vulnerabilidad. Por su parte, es entendido que el titular manifiesta que ha implementado los controles de seguridad necesarios, en sus equipos y redes privadas para su navegación hacia los sistemas de información, portales o envío a correos electrónicos de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. Así mismo, MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. cuenta con los mecanismos deseguridad acorde con los servicios que ofrece; sin embargo, no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso fraudulento por parte de terceros a la base de datos y por alguna falla técnica en el funcionamiento que sobrepasen las actividades desarrolladas con la debida diligencia.
17. OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
De acuerdo al artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, todo responsable y encargado del manejo de la información debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiera la Ley 1581 de 2012 y el decreto en mención”, para el caso de MASC DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. quien desarrollará esta función será el oficial de seguridad de la información.
La función del oficial de seguridad de la información es la de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa. El oficial de seguridad de la información tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.
17.1 ACTIVIDADES DEL OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
· Establecer e implementar políticas relacionadas con la seguridad de la información.
· Supervisar el cumplimiento normativo.
· Garantizar la privacidad de los datos.
· Supervisar la administración de identidades y acceso a la base de datos.
· Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
· Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
· Mantener un inventario de la base de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
· Registrar la base de datos de la organización en el registro nacional de base de datos y actualizar el reporte atendiendo las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
· Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
· Analizar las responsabilidades de cada área de la organización para diseñar un plan de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
· Realizar capacitación en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.
· Realizar inducción a los nuevos empleados que tengan acceso por las condiciones de su empleo a datos personales gestionados por la organización.
· Integrar políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización.
· Medir la participación y medir la eficacia de las capacitaciones sobre protección de datos personales.
· Velar por la implementación de planes de auditoria interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
· Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la SIC.
18. VIGENCIA:
La presente política rige a partir del 25 de Junio de 2025.